In toenemende mate vragen organisatie en bedrijven aan burgers om zich te legitimeren, ofwel identificeren. Dit kan zijn een paspoort of rijbewijs. In de Wet op de uitgebreide identificatieplicht zijn het paspoort, de nationale identiteitskaart, het rijbewijs en het vreemdelingendocument aangemerkt als officiële identiteitsdocumenten. Deze documenten bevatten diverse persoonsgegevens en daarom is het vragen om legitimatie aan regels verbonden. Gelukkig maar!
Je moet goed letten op het kopiëren, scannen en uitlezen van je identificatiedocumenten. Dit staat ook wel bekend als een, “Kopietje Paspoort”. Wees hier alert op, bedrijven en organisatie mogen dit niet zomaar doen.
Mag u iemand vragen om legitimatie of mag het aan u gevraagd worden?
In het algemeen hebben medewerkers van bedrijven en organisatie geen bevoegdheid om jou te verplichten je te legitimeren. Ze mogen je wel vragen om legitimatie, maar dat maakt het niet rechtvaardig.
Het vragen om je legitimatie heeft alleen zin als de persoon die het vraagt de echtheid en geldigheid controleert. Als iemand zonder kennis van zaken elke legitimatiebewijs accepteert dan neemt het risico op identiteitsfraude en andere vormen van criminaliteit juist toe. Een controle kan niet gedaan worden met een kopie, altijd een origineel legitimatiebewijs. Op een kopie zijn beschadigingen en vervalsingen vaak niet te zien.
Controle van echtheid kan worden gedaan op de volgende manieren.
- Voelbaar reliëf, voelbaar reliëf is een voelbaar element in het paspoort en de identiteitskaart. Het zit aan de linkerzijde en de rechterzijde;
- Een door perforatie aangebrachte tweede afbeelding, ook wel ImagePerf;
- Echtheid identiteitsbewijs controleren via app, met de mobiele app DutchID kan je zelf nagaan wat de echtheidskenmerken van een paspoort of identiteitskaart zijn;
- Schaduwwatermerk, het schaduwwatermerk zit op iedere visumbladzijde van het paspoort. Het is een afbeelding van het nationaal wapen in het papier.
Het controleren van echtheid vergt enige instructie. Bij twijfel, altijd extra legitimatie vragen of aangifte doen bij de politie.
Is een “Kopietje Paspoort” toegestaan?
Stel dat je gevraagd wordt om je legitimatie, je wilt bijvoorbeeld sterke drank kopen, dan is het niet toegestaan om gegevens te kopiëren of op te schrijven. Een slijterij moet van de Drank- en Horecawet een controle op leeftijd uitvoeren als men denkt dat de koper onder de leeftijdsgrens is. Ongeoorloofd verkoop is strafbaar gesteld. Daarom wordt het je soms gevraagd.
Het kan voorkomen dat het tonen van je legitimatiebewijs niet voldoende is en moeten bepaalde gegevens worden opgenomen. Dit kan gebeuren bij een hotel of ander nachtverblijf. Let op, ook daar is het “Kopietje Paspoort” niet toegestaan. Hotels en andere nachtverblijven zijn bij Wet van Strafrecht verplicht enkele gegevens te registreren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs.
De gegevens die zij verplicht zijn te registeren zijn:
Type identificatiebewijs, je naam, je beroep. je woonplaats, en de dag van aankomst en vertrek.
Stel dat je toch hoort, “ik moet een kopietje van je legitimatiebewijs maken”.
Stel je dan de volgende vraag of vraag het aan de persoon die het gaat doen. Is er of heb jij een juridische grondslag om dit te doen? Voor het bedrijfsleven is dat in de meeste gevallen de volgende twee:
1. Een wettelijke verplichting nakomen;
a. In arbeidsrelaties
- Een werkgever is verplicht op de grond van de Wet op de Loonbelasting een controle te doen op het aangeboden legitimatiebewijs, dit mag geen rijbewijs zijn. Ook moet de werkgever een kopie maken van het aangeboden legitimatiebewijs. Dit is dus de reden dat je altijd een legitimatiebewijs moet laten zien aan je nieuwe werkgever.
b. de financiële dienstverlening.
- Een financiële instelling kan door de WWFT, Wet ter voorkoming van Witwassen en Financiering van Terrorisme een kopie maken van je legitimatie en deze 5 jaar bewaren. Ze zijn het niet verplicht, maar mogen dit wel doen. Ze moeten dit zelf inschatten, hoe groter het risico van een financiële transactie, hoe meer onderzoek er gedaan moet worden naar de identiteit van de klant.
2. Een overeenkomst, zoals een contract.
Bij het maken van een koopovereenkomst, zoals een online bestelling, wordt er uiteraard gevraagd om je adresgegevens, betalingsgegevens en ook een e-mailadres. Dit kan ook worden gevraagd bij een lidmaatschap. Een geboortedatum is niet altijd nodig, tenzij het niet voor minderjarigen is bedoelt. Deze gegevens zijn nodig voor je bestelling of lidmaatschap. Een “Kopietje Paspoort” is in geen van deze gevallen nodig en mag niet worden gevraagd of verzocht.
Een aantal voorbeelden:
Voorbeeld 1, je wilt lid worden van een sportvereniging en er wordt je gevraagd om diverse persoonsgegevens om je inschrijving te voltooien. De baliemedewerker wil ook je identiteitsbewijs kopiëren om zo de gegevens aan te vullen. De baliemedewerker zegt ook nog eens dat het een vereiste is om lid te worden. Dit is geen toelaatbare voorwaarde en je bent het daarom ook niet verplicht en het is zeker niet noodzakelijk.
Voorbeeld 2, bij het afsluiten van een contract met een telecom bedrijf of internetbedrijf wordt er gevraagd om een identiteitsbewijs. Dit wordt gedaan om te controleren dat jij de persoon bent die het contract afsluit. Er wordt je gevraagd om NAW gegevens en je leeftijd(i.v.m. minderjarigen). En “Kopietje Paspoort” mag niet. Je hoeft dus nooit een “Kopietje Paspoort” te laten maken. Je BSN en je pasfoto zijn geen gegevens die nodig zijn voor het afsluiten van een contract. In uitzonderlijke gevallen mag en kan dit wel, de ondernemer moet dan wel de noodzaak daarvoor gedocumenteerd kunnen onderbouwen, Gebeurd dit? Zelden..
Voorbeeld 3, bij het huren van een auto of het tijdelijk meenemen van een auto voor een proefrit bij een BOVAG aangesloten verhuurbedrijf kan een “Kopietje Paspoort” plaats vinden. Ze worden namelijk met regelmaat geconfronteerd met crimineel gedrag. Op 16 januari 2011 heeft het ap(Autoriteit Persoonsgegevens) na onderzoek, de verwerking van persoonsgegevens door de BOVAG rechtmatig gemaakt.
Er dient wel een belangenafweging gemaakt te worden, is het echt nodig? Bij een kopie moet het BSN en de pasfoto worden afgeschermd, tenzij de huurder van de auto toestemming geeft voor een kopie zonder afscherming. Als er een “Kopietje Paspoort” wordt gemaakt dan dient het bedrijf gepaste beveiligingsmaatregelen te hebben om het kopietje te beveiligen. Als de auto wordt geretourneerd dan moet het “Kopietje Paspoort” worden vernietigd of teruggeven.
Verplichtingen
Het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens is aan strenge wettelijke 
regels verbonden en leidt tot verplichtingen. Dit zijn de meldingsplicht, de informatieplicht, de kwaliteitsbewaking van de gegevens, de beveiligingsplicht en de gemaximeerde bewaartermijnen.
Meldingsplicht, als het verzamelen van persoonsgegevens verder gaat dan het aanleggen van bv een klant- of ledenbestand, dan verplicht de AVG dat dit gemeld wordt aan de AP.
Informatieplicht, bedrijven en organisaties moeten personen van wie zijn gegevens bewaren en verwerken informeren over het doel daarvan. Ze moeten je informatie verstrekken hoe je deze gegevens kan inzien, corrigeren of zelfs kan teen gaan. Dit wordt ook wel een inzageverzoek genoemd.
Kwaliteit van gegevens, bedrijven en organisaties moeten persoonsgegeven controleren aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs, zodat men de juiste gegevens opstaat en identiteitsfraude voorkomen. Men mag ook niet meer dan nodig verzamelen en gebruiken.
Beveiliging, bedrijven en organisatie moeten de verzamelde gegevens 
beveiligen tegen diefstal en onrechtmatig gebruik. Dat betekent ook dat niet iedereen in het bedrijf of organisatie die gegevens mag inzien. Voorkomen moet worden dat de gegevens uitlekken, een zogenoemd “datalek”. Gebeurd dit wel, dan moet dit gemeld worden bij de AP.
Bewaartermijnen, bedrijven en organisaties mogen gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. De bewaartermijnen worden zelf door de organisatie bepaald. Als deze verstreken is dan moeten de gegevens worden vernietigd.
KopieID App
Om ervoor te zorgen dat een juiste kopie wordt gemaakt van jou legitimatiebewijs is er een app gemaakt die dit mogelijk maakt. Deze app heeft KopieID. Hiermee kan je de gegevens, zoals je BSN doorstrepen. Vervolgens kan je de foto opslaan en verder verspreiden als dit nodig is.
Voor apple, https://itunes.apple.com/nl/app/kopieid/id932970330?mt=8
Voor Android, https://play.google.com/store/apps/details?id=com.milvum.kopieid&hl=nl
